Introduction au traitement de textes
Cette page en PDF
Les formats de documents différents
En utilisant OpenOffice, je viens de passer trois heures à rédiger le programme du prochain week-end scout et je l'ai transmis par mail au chef d'unité. Mais il me dit qu'il n'arrive pas à ouvrir mon document. C'est possible, ça ?
Effectivement, c'est possible ! Tout dépend probablement du logiciel de traitement de textes utilisé par le chef d'unité. S'il utilise Word, il y a des chances qu'il n'arrive pas à lire le document OpenOffice...
Glups.. Et pourquoi donc ? Ne m'a-t-on pas toujours dit que Word était un bon produit ? D'ailleurs, presque tout le monde l'utilise.
La question n'est pas là. Simplement, les formats d'enregistrement posent problème.
Comment faire fortune avec des lunettes spéciales
Dans un pays très lointain, un inventeur très intelligent avait mis au point une machine à écrire qui permettait de produire sans peine des documents très bien présentés.
Chacun, dans ce pays, voulait pouvoir utiliser cette machine à écrire sophistiquée. Au point même de la voler quand ils n'avaient pas les moyens de l'acheter.
Toutefois,
pour lire les documents produits par cette machine, il fallait aussi
acheter
des lunettes spéciales mises au point par le même inventeur. Sans ces
lunettes, impossible de lire les documents.
L'inventeur gardait jalousement le secret de sa machine et de ses lunettes. Il avait même interdit de démonter la machine pour que personne ne puisse tenter de comprendre comment elle fonctionnait.
Il fit donc fortune en vendant des lunettes à tous ceux qui croyaient qu'il n'était pas possible de fabriquer une autre machine du même type.
Qu'est-ce qu'un format d'enregistrement?
Un format d'enregistrement est une méthode d'enregistrement d'un fichier informatique.
- Y a-t-il un entête technique au document? Qu'indique cet entête (l'entête pourrait indiquer le type de contenu, la langue utilisée,...)?
- Comment sont enregistrées les images, dans le fichier: au début, à la fin, sous forme d'image .jpg, d'image .png?
- Où sont les indications sur les mises en formes (couleur, taille des caractères,...)
- ....
Microsoft a choisi d'inventer un format .doc qui est différent du format .odt d'OpenOffice.org, par exemple.
Ouais, et c'est juste pour embêter le monde que certains n'utilisent pas le format .doc ?
Non, non... Il s'agit simplement de savoir qui veut gagner des millions.
Comprendrai jamais votre sens de l'humour!! Vous ne répondez pas à la question.
Ah si! Voyez les deux encadrés sur cette page.
L'invention des lunettes universelles
L'inventeur était maintenant très riche. Mais il trouva le moyen de s'enrichir encore en modifiant régulièrement sa machine pour qu'elle produise des documents un peu différents et un peu plus jolis. Bien sûr, il fallait chaque fois acheter de nouvelles lunettes spéciales, différentes.
Sans ces nouvelles lunettes, pas moyen de lire les nouveaux documents qui circulaient par milliers. Alors, tout le monde continuait d'acheter ses machines et ses lunettes.
Un jour, certains se demandèrent
pourquoi il fallait obligatoirement acheter les lunettes spéciales de
l'inventeur.
D'abord, quelqu'un perça le secret des lunettes et mit au point d'autres lunettes qui permettaient de lire presque parfaitement les documents fabriqués avec la machine de l'inventeur.
Puis, on mit au point une nouvelle machine, différente de celle dont
l'inventeur conservait jalousement le secret.
Le fabricant de
la nouvelle machine et des lunettes décida de livrer à tout le monde
les plans de fabrication de son matériel. Et tout le monde put
alors l'aider à améliorer cette nouvelle machine.
Des gens continuaient d'acheter la machine du riche inventeur: ils pensaient peut-être qu'une machine et des lunettes qui ne contiennent pas de secret ne peuvent faire aussi bien que la machine de l'inventeur.
Mais la plupart des gens comprirent que la machine sans secret pouvait être aussi bonne que la machine de l'inventeur.
Il existe plusieurs formats d'enregistrement pour les textes
Le format d'enregistrement .doc mis au point par Microsoft a longtemps été tenu secret. Seules les personnes ayant acheté le logiciel Microsoft Word pouvaient lire ces documents.
Ce format "secret" pose problème lorsque les documents doivent être traités par un autre programme qui ne connaît pas les mécanismes des .doc.
L'idée s'est alors imposée de mettre au point des formats de documents qui seraient acceptés par tout le monde et qui ne contiendraient pas de secret.
Le format OpenDocument a été mis au point par le consortium mondial OASIS qui compte des milliers de sociétés membres dans une centaine de pays.
Un document produit avec un logiciel qui accepte cette norme peut être lu sans problème par un autre logiciel d'une autre société.
En Belgique, par décision du Conseil des Ministres du 25/6/2004, tous les documents échangés entre les Administrations Fédérales doivent utiliser la norme OpenDocument.
Ouvrir un document Word avec OpenOffice.org
Les documents au format .doc ou .docx de Microsoft ne sont pas conformes à la norme "OpenDocument".
Les documents enregistrés au format Microsoft .doc risquent bien de poser problème à tous ceux qui ne disposent pas de Microsoft Word.
Je sens que cette fois, c'est moi qui vais être le pigeon : je ne pourrai donc pas lire la prose de mon chef d'unité rédigée avec son Word.
Et pourtant, c'est tout à fait possible: les concepteurs d'OpenOffice ont travaillé à décrypter la méthode d'enregistrement de Word. Et OpenOffice.org est capable de lire un document Word.
- Clique du bouton DROIT sur le lien ICI
- Enregistre le document dans ton répertoire personnel
Ouahh! C'est un document Word de mon Chef d'Unité adoré , ça !
- Dans le menu Fichier du logiciel OpenOffice.org, sélectionne la commande Ouvrir
- Dans la boîte de dialogue, sélectionne le document " chef d'unité.doc "
- Clique sur le bouton Ouvrir
- Découvre la prose du Chef...
A noter qu'il est nécessaire d'utiliser la version 3.0 ou supérieure d'OpenOffice.org pour ouvrir les documents au format .docx de Microsoft Office 2007.
Géant! Je peux lire la prose de mon Chef d'Unité. Mais pour mon programme du prochain week-end d'unité, vous n'auriez pas une solution aussi ?
Bien sûr, il y a une solution. Il y
en a
même trois.
La première serait de conseiller OpenOffice.org au Chef
d'Unité.
La deuxième serait simplement de lui envoyer le document au
format Word.
La troisième serait de lui envoyer le document au format PDF,
lisible par tout le monde sans devoir acheter un logiciel particulier.
- Ouvre le document contenant ton projet de week-end d'Unité (ou un autre document, si tu n'as pas le premier sous la main).
- Dans le menu , sélectionne la commande
- Ouvre la liste déroulante et sélectionne l'option Microsoft Word 97/2000/XP (.doc)
- Clique sur le bouton
- Envoie ton document à ton Chef d'Unité : il sera content.
Dites, vous parliez aussi de document " PDF ". Je ne vois ça nulle part dans la liste...
Exact. Produire un document au format PDF est encore plus simple...
Méthode 1 : par la barre d'outils " Normal "
- Dans la barre d'outils
" Normal ", cherche le
bouton
et
clique dessus ; - Dans la boîte de dialogue, indique le nom du fichier PDF à produire ;
- Clique sur le bouton .
Méthode 2 : par le menu " Fichier "
- Dans le menu , sélectionne la commande
- Dans la boîte de dialogue, indique le nom du fichier PDF à produire ;
- Clique sur le bouton .
Et vous êtes sûr que mon chef d'unité pourra lire ce fichier ?
Rien ne s'y oppose, en tous les cas. Pour lire un document PDF, il suffit de disposer d'un logiciel gratuit comme Adobe Reader ou autre.
L'utilisation des fichiers PDF présente plusieurs avantages parmi lesquels :
- Ils ne peuvent être modifiés par la personne qui les reçoit.
- La mise en page d'origine est parfaitement conservée.
- Ils peuvent être lus sur un ordinateur muni de (presque) n'importe quel système d'exploitation.
- ...
Quand tu es capable d'enregistrer un
document en
différents
formats, passe à la page suivante.Vers la page suivante
Dernière modification 30/06/2009
